Die Gerda Henkel Stiftung ist eine rechtsfähige Stiftung bürgerlichen Rechts mit Sitz in Düsseldorf. Die Förderungen der Stiftung gelten den historischen Geisteswissenschaften, vorrangig der Geschichtswissenschaft, der Archäologie, der Kunstgeschichte und historischen Teildisziplinen. Forschungen, die aktuelle Problemlagen in größere historische Zusammenhänge stellen oder auch gezielt gegenwarts- und zukunftsbezogene Themen in den Blick nehmen,werden in zeitlich begrenzten Programmen unterstützt, wie etwa im Sonderprogramm „Flucht“ oder in den Förderschwerpunkten „Demokratie“ und „Lost Cities“. Die Stiftung ist in Deutschland und international tätig.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt:

eine Assistenz für das Vorstandsbüro (m/w/d)

in Vollzeit, befristet für zwei Jahre.

Ihre Tätigkeiten:

• Betreuung der Telefonzentrale, Organisation von Telefonkonferenzen und virtuellen Meetings
• Bearbeitung des Post- und zentralen E-Mail-Eingangs
• Terminkoordination bei Outlook, Bestellung von Büromaterial, Versand von Paketen und Unterlagen
• Unterstützung bei der Organisation von Auswahlsitzungen und Veranstaltungen
• Empfang und Bewirtung von Gästen
• Schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Kommunikation mit externen Dienstleistern
• Reiseplanung sowie Erstellung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen
• Facility Management (Koordination Gewerke, Hausmeister)
  
  

Das sollten Sie mitbringen:

• Eine abgeschlossene Ausbildung mit Erfahrungen im Sekretariatsbereich oder eine abgeschlossene (kaufmännische) Berufsausbildung
• Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (Outlook, Excel, Word, Power Point)
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksweise in der deutschen Sprache
• Fundierte Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationstalent und Flexibilität
• Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Strukturierte Arbeitsweise
• Große Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit
• Engagement und Belastbarkeit
• Gute Umgangsformen und Diskretion
  
  

Wir bieten Ihnen:

• einen sicheren Arbeitsplatz in zentraler Lage Düsseldorfs in einem offenen und engagierten Team,
• Fahrtkostenzuschüsse für den ÖPNV,
• individuelle Zusatzleistungen,
• eine sinnstiftende Tätigkeit mit Einblick in vielseitige nationale und internationale wissenschaftliche Projekte.
  
  

Wir bitten um Bewerbungen mit aussagekräftigen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnissen/Beurteilungen; zusammengefasst in einer PDF-Datei) bis zum 30. April 2024 in elektronischer Form per E-Mail an: bewerbung@gerda-henkel-stiftung.de (Stichwort „Assistenz Vorstandsbüro“). Für die Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins sind wir dankbar.